En un proyecto de construcción, y creo que en cualquier tipo de proyecto, el presupuesto es la variable que más queremos cuidar y menos cumplimos. A pesar de ello, y quizá lo más contradictorio de todo el asunto, es que no existe cliente o inversionista que no acepte un cambio en el presupuesto. De hecho, es común escuchar al momento de estar construyendo o llevando a cabo una remodelación que el presupuesto original se tiene que modificar y créanme... nunca, nunca, nunca es hacia abajo, siempre es hacia arriba.
Y aquí es donde siempre nos surgen las mismas preguntas: ¿por qué seguimos aceptando los cambios de presupuesto en cada proyecto? ¿Por qué seguimos haciendo presupuestos en poco tiempo, con información incompleta y bajo procesos paramétricos con poca investigación de las expectativas de lo que espera el cliente? ¿Por qué seguimos desarrollando proyectos bajo los mismos procesos de construcción que tienen más de 50 años sin evolucionar? y quizás la pregunta más importante de todas…
¿No hay algún método para dejar de gastar o perder dinero en cada proyecto que hacemos? La respuesta es SÍ, y se llama ingeniería de valor que, mezclada con una metodología LEAN desde la pre-construcción hasta la construcción, logran el impacto deseado.
La ingeniería de valor es el proceso de analizar conceptos, sucesos, y posibilidades contra diversas variables, para solucionar problemas clave en la gestión de cualquier proyecto de construcción. La ingeniería de valor se encarga de reducir tiempos y costos, pero sin sacrificar calidad, diseño y función. Parece complejo, pero es factible, solo se requiere de un nivel de colaboración y comunicación diferente, en donde todos sean especialistas en su función.
Esta forma de trabajo la fuimos depurando después de trabajar 10 años en proyectos llave en mano bajo una metodología LEAN. Identificamos varios hitos que implican un cambio drástico de pensamiento y de forma de hacer las cosas. Al aplicar estos hitos una y otra vez obtuvimos resultados exitosos, los cuales se reducen en los siguientes puntos:
Otorgar mayor tiempo al análisis de las necesidades y alcance inicial. La forma “oriental” donde se dedica más tiempo de planeación para reducir el tiempo de ejecución es la clave. Pero la realidad es que siempre andamos a las “prisas”, tratando de ir reparando pasos en el propio avance del proyecto, por una mala planeación.
Crear procesos más eficientes. "Los procesos y la logística de la manera tradicional actual trae por consecuencia re-trabajos y sobre-costos en cada etapa. Se debe reestructurar los procesos, principalmente que los constructores y especialistas participen en la definición de alcance, planeación y análisis de las decisiones del proyecto en toda la etapa de pre-construcción".
Planeación “LEAN”. Dejar de hacer las cosas de manera tradicional y olvidar el que así se ha hecho desde siempre. Hay que romper paradigmas, romper con la “comodidad” de tal forma que se incremente el ahorro y la reducción de gastos para el cliente. La planeación LEAN busca ser más estratégica durante todo el proceso, usando los recursos en el momento ideal, para ahorro y reducción de gastos no necesarios, midiendo lo tangible e intangible.
Invierte en especialistas calificados y no en un mayor número de contratos. La existencia de muchos contratos de proveedores que actualmente buscan "reducir gastos", es precisamente la manera en aumentar el riesgo de re-trabajos y mayores gastos. Tantos contratos dificultan la logística y gestión en todo el proceso, por lo que se tiene que invertir más dinero y tiempo en la micro-gestión, e incrementa las pérdidas y tiempo en la búsqueda del responsable de cada error. La clave está en invertir bien en los mejores especialistas y contratistas generales.
Colaboración simultánea en procesos tempranos antes de la obra. Requiere un alto nivel de logística y colaboración de todas las partes. Actualmente cada etapa y especialista trabaja como silos, en lugar de considerarse como parte de una misma empresa y deben de estar en constante comunicación en todas las etapas. Por ejemplo: hablando del catálogo de conceptos, la responsabilidad del constructor y de quien ejecuta es la de cuantificar y revisar el proceso técnico y constructivo que está especificando, pero el arquitecto/diseñador tiene que verificar que las especificaciones de su proyecto sean las ideales y cruzarlas con el constructor. En caso de que sea una especificación complicada de comprar, maniobrar, instalar, mantener, deberá decidirse entre ambos.
Estos cinco hitos rompen el esquema de diseño y construcción actual, pues normalmente se toman meses posteriores a la entrega del diseño para desarrollar ingenierías, cruzarlas con el diseño, realizar ingenierías de valor, cambios de diseño y planos posterior a la etapa de planeación o diseño, lo que conlleva a pérdidas de tiempo y adecuaciones constante del presupuesto. Además existe una tendencia por no seleccionar a los proveedores ideales de ejecución, sino a los que se pudieron ajustar al presupuesto “genérico y mal analizado” que se estableció al inicio, hecho que conduce a un incremento posterior del presupuesto.
En conclusión, si quien diseña es quien define lo que se va a construir, el que crucemos las ingenierías y los costos DURANTE el proceso de diseño es el ¡SANTO GRIAL! De esta manera el tiempo del proceso de diseño se tomará un poco más del promedio, pero al terminar se habrán ahorrado meses y mucho dinero.
Un último elemento que es importante mencionar es la parte del talento humano. Definitivamente, la cabeza de diseño debe de tener una alta capacidad y humildad de saber que ella será la especialista en diseñar, pero requiere escuchar de los especialistas de las demás áreas para que le aporten a su proyecto. Esto representa un gran reto para los diseñadores y arquitectos, ya que mover el tiempo, costo y calidad es más fácil que mover el punto de vista de alguien. Asimismo, el Project Management Office (PMO) haga su labor de director de la orquesta, por lo que deberá de ser alguien con experiencia en la prevención de riesgos, en una calidad en la comunicación inmediata y clara, y que asegure que todos tienen claro cuales son los siguientes pasos para que estén preparados, ya que no serán los procesos “tradicionales” que han vivido por años, y por lo tanto el cambio costará un poco al inicio.
Utilizar estos hitos y considerar este tipo de talento humano es una garantía del éxito del proyecto en términos de la reducción de costos y eficiente del presupuesto. Claro que habrá imprevistos, pero serán sencillos, mínimos y solucionables sin necesidad de aditivas o sobre-costos. Las ingenierías de valor actualmente suceden de manera que pone a todas las partes “contra la pared” a obligarlos a tomar decisiones que pudieran sacrificar alguno de los objetivos tangibles o intangibles del proyecto, sin embargo, su objetivo es presentar soluciones “out of the box” para re-estructurar nuestros procesos y la forma que interactuamos en ellos.
Pareciera complicado y algunos podrían decir que “utópico”, pero lo más emocionante es que lo hemos realizado por más de 10 años, está comprobado, usar una ingeniería de valor desde el inicio y una metodología LEAN en el diseño del proyecto se traduce en un ahorro para todos.
Deseas conocer más sobre nuestra metodología o nuestros proyectos, no dudes en contactarnos. Somos TRESISMO, especialistas en metodologías LEAN, que reducen recursos y ahorran sobre costos de manera medible y tangible.
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